Op de hoofdpagina leiden een vijftal iconen u naar de meest geraadpleegde archieven en collecties van het gemeentearchief. De optie Archieven is hierbij min of meer een overkoepelende optie. Via de iconen Bouwdossiers en Personen kan er snel direct worden gezocht naar de archieven waarin die dossiers en personen voorkomen. Via het icoon Archieven kunt alle archieven en collecties doorzoeken. Dat kunt u ook met het zoekvak op de homepage. Het verschil tussen deze twee opties is dat bij het zoekvak ook de inhoud van de website wordt doorzocht. U krijgt dan ook resultaten uit de weblog, nieuws, etc.

 Er zijn dus twee opties. De werking van beide opties wordt hieronder verder uitgelegd. Optie 1 is het zoeken via het zoekvak, en optie 2 is het zoeken via het icoon Archieven.

 

Optie 1: zoeken via het zoekvak

1. Op de hoofdpagina voert u uw zoektermen in het zoekvak (I). Stel u bent op zoek naar de notulen van de gemeenteraad van Alphen aan den Rijn uit 1921. In het zoekvak voert u bijvoorbeeld volgende zoektermen in "notulen alphen aan den rijn 1921". Vervolgens klikt u op de zoekknop (II)

NB Wilt u meer weten over de zoekmogelijkheden in de zoekvakken klik dan hier.

 

 

2. U krijgt u een lijst met filters te zien waarmee u de resultaten verder kunt beperken. Per filter wordt aangegeven hoeveel resultaten er zijn. In het voorbeeld zijn er alleen resultaten bij Archieftoegangen (III), dus u klikt daarop.

 

 

3. Rechts op het scherm ziet u dat het filter Archieftoegangen aan staat (IV). U kunt het resultaat verder beperken door een filter Categorie (V) aan te zetten. U heeft ook de mogelijkheid om de resultaten anders te sorteren. U kunt sorteren op score, titel, datering, laatste wijziging, organisatie en (archief)code gecombineerd met een oplopende of aflopende sortering. Dit kan handig zijn als de lijst resultaten groot is. In het voorbeeld is het aantal resultaten beperkt, maar wel verdeeld over twee pagina's. Bij de paginaknoppen (VI) kun u vooruit- of terugbladeren en bij VII kunt u direct naar de gewenste pagina gaan door een paginanummer in te vullen.

In het voorbeeld blijft u op de getoonde pagina en gebruikt u de standaard sortering. U doet hierin kortom geen aanpassingen. U zoekt de notulen van de gemeenteraad, dus het eerste resultaat lijkt hier veelbelovend. U klikt op 110.1.01 Archief van de gemeente Alphen aan den Rijn, 1918-1937 (VIII).

 

 

4. Een nieuw venster opent waarin de Gevonden archiefstukken in het geselecteerde archief worden getoond. In dit geval is het aantal resultaten overzichtelijk. Het kan soms namelijk lastig zijn om op basis van de titel te bepalen of u hier het goede stuk heeft gevonden.. Als u op het eerste resultaat klikt, opent er een detailscherm en ziet u snel of dat het geval is.

Als de lijst echter groot is, kan het ook handig zijn om via de inventaris naar het resultaat te bladeren. Als u door de hiërarchische structuur van de inventaris bladert, krijgt u context informatie op het scherm te zien die u niet te zien krijgt bij gericht zoeken, waarbij u direct bij het resultaat uitkomt. Via de Inventaris zou u in dit geval achtereenvolgens op Inventaris > Stukken van algemene aard > Notulen > Notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad > 1-21 Notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad, 1917-1937 > 5 1921 moeten klikken. Zie hiervoor ook de uitleg over de werking van inventarissen.

 

Optie 2 Zoeken via icoon Archieven

1. Op de hoofdpagina klik op het Archieven icoon (I)

2. Een nieuw venster opent met de collectie bouw- en hinderwetvergunningen. Een paar mogelijkheden; U kunt bijvoorbeeld de volgorde van de resultaten sorteren (II). Of U kunt kiezen voor een aflopende of oplopende sortering. Daarnaast kunt u de resultaten verfijnen aan de hand van een aantal filters (V), zoals materiaal en categorie. Als u wilt kunt u door de resultaten bladeren door de paginaknoppen (III) te gebruiken. U kunt ook de weergave aanpassen (IV). Daar heeft u de keuze uit een lijstweergave of een tabelweergave. Bij de tabelweergave is de presentatie compacter en krijgt u meer resultaten per pagina te zien.

In ons voorbeeld gaat u een archiefstuk zoeken. Stel u wilt weten of er archiefstukken over scouting te vinden zijn. U klikt op het driehoekje naast het zoekvak (VI).

 

 3. Het zoekmenu opent. U kunt nu verschillende zoektermenj gebruiken. Bij alle woorden gaat de zoekmachine zoeken naar resultaten waarbij alle zoektermen voorkomen die u invult. Bij de optie een van de woorden krijgt u alle resultaten waarbij minimaal een van de door u ingevulde zoektermen voorkomt. U kunt ook zoeken met een zin, op toegangscode (binnen een bepaald archief) en periode. Uiteraard kunt u ook kiezen voor een combinatie van deze zoekvakken. U kiest hier voor een simpele methode. U vult het woord scouting in het zoekvak alle woorden (VII) en klikt op Zoek (VIII).

 

 

4. Een nieuwe venster met een lijst resultaten opent. Bij zoeken in archieven worden alle archieven en collecties doorzocht. Er staan naast archieven ook resultaten uit de collecties kranten en afbeeldingen tussen. Ook hier heeft u weer de mogelijkheid om te sorteren (IX), de weergave aan te passen (X) en de resultaten te verfijnen d.m.v. filters (XI). U bent geïnteresseerd in de resultaten voor scouting in het archief van de gemeente Alphen aan den Rijn. Daar klikt u op (XII).