1. Contact- en bezoekgegevens

 

1.1 Bereikbaarheid

Gemeentearchief Alphen aan den Rijn
Burgemeester Visserpark 28
2405 CR Alphen aan den Rijn
Telefoon: 0172 - 465265

E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Website: https://gemeentearchief.alphenaandenrijn.nl

 

1.2 Openingstijden

Klik hier voor onze actuele openingstijden.

 

2. Algemene voorschriften

 

2.1 Registratie/inschrijving

  • Bij bezoek aan het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn dient u zich in te schrijven in de studiezaal. Legitimatie door middel van een geldig paspoort of identiteitsbewijs wordt hierbij gevraagd. Uw persoonsgegevens worden verwerkt in een geautomatiseerd bezoekers- en aanvraagregistratiesysteem. Wij registreren al onze bezoekers voor de veiligheid van onze collecties en het verzamelen van statistische informatie voor onze dienstverlening.

 

2.2 Gedragsregels

  • Jassen, tassen en andere bagage zijn niet toegestaan in de studiezaal. In de gang zijn een kapstok en kluisjes aanwezig.
  • Bezoekers hebben uitsluitend toegang tot de openbare ruimten van het gemeentearchief (studiezaal, tentoonstellingsruimte en koffiekamer).
  • Het gemeentearchief is niet aansprakelijk voor het zoekraken van meegebrachte eigendommen.
  • In geval van constatering van diefstal waarschuwen wij de politie.
  • Het meenemen of gebruiken van etenswaar en drank is niet toegestaan in de studiezaal. Voor het nuttigen van eten en drinken kunt u terecht in de koffiekamer. Hier is tevens koffie en thee verkrijgbaar.
  • Het gemeentearchief is een openbare ruimte, waar roken niet is toegestaan.
  • Om te zorgen dat iedereen rustig en geconcentreerd zijn of haar onderzoek kan doen, dienen mobiele telefoons uitgezet te worden en verzoeken wij iedereen rekening met elkaar te houden. Stilte op de studiezaal is gewenst.
  • Huisdieren hebben geen toegang tot het archief (uitgezonderd hulphonden).
  • U dient altijd de aanwijzingen van de studiezaalmedewerkers op te volgen.
     

 

3. Raadpleging van archiefstukken


3.1 Aanvraag van stukken

  • Alle stukken dienen minimaal een dag van te voren worden aangevraagd, voor 13.00 uur.
  • U kunt niet meer dan 5 archiefstukken per keer aanvragen.
  • U mag originele archiefstukken, bibliotheekboeken en andere stukken alleen in de studiezaal raadplegen. 


3.2 Raadplegen van de microfichebestanden

  • De microfichebestanden kunnen zelfstandig worden geraadpleegd.
  • Op de plek van de microfiche dient men een insteekkaart te zetten.
     


3.3 Omgang met de stukken

  • Wij verwachten dat u uiterst zorgvuldig bent bij het raadplegen van stukken. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gestelde materiaal.
  • Het gebruik van ballpoint of vulpen is niet toegestaan, dit om mogelijke beschadiging van de archiefstukken te voorkomen. Er zijn potloden beschikbaar op de studiezaal.
  • Een laptop mag, zonder tas, meegenomen worden naar de studiezaal.
  • De volgorde van de archiefstukken mag niet worden veranderd.
  • Er mag niet op de archiefstukken worden geschreven of geleund. De archiefstukken mogen niet worden gebruikt als ondergrond om op te schrijven.
  • U dient de archiefstukken met schone handen te hanteren.
     


 3.4 Openbaarheidsbeperking

  • Voor sommige archieven geldt een openbaarheidsbeperking. U kunt deze alleen inzien met schriftelijke toestemming van de betreffende archiefvormer of diens opvolger en met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), voorheen de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
  • Stukken die in bewerking zijn of in slechte staat verkeren, zijn (tijdelijk) niet ter inzage.
  • Stukken die op microfiche staan of waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is, zijn niet ter inzage.
     


4. Reproducties


4.1 Kopieën/foto's

  • Scans van microfiches kunt u zelf met behulp van de aanwezige apparatuur maken.
  • Er worden op verzoek fotokopieën of scans gemaakt tegen de geldende tarieven.
  • Van bouwtekeningen kunnen bij het gemeentearchief fotokopieën gemaakt worden tot en met A3 formaat. Alle overige formaten kunnen uitsluitend alleen als scan verkregen worden.
  • Fotokopieën in kleine oplagen, formaat A4/A3  en scans worden gemaakt tot 16.30 uur; tijdens de avondopenstelling tot 20.30 uur.
  • Betaling van kopieën en scans die u in de studiezaal heeft laten maken, kan contant of via de pinautomaat. Als u een factuur wilt ontvangen voor uw bestelling, betaalt u hiervoor opdrachtkosten (zie tarievenlijst).
  • Bij bestelling van scans betaalt u altijd opdrachtkosten en ontvangt u een factuur. De scans worden standaard via e-mail of WeTransfer.nl verstuurd.
  • Van de volgende archiefstukken worden geen kopieën gemaakt:
    • archiefstukken daterend van vóór 1600
    • gebonden archiefdelen
    • charters en andere stukken van perkament en/of met zegels
    • (archief)stukken die in slechte materiële staat verkeren          
    • stukken die op microfiche zijn vastgelegd of waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig zijn
    • kranten, zowel gebonden als niet-gebonden
    • kaarten (foto's, prenten, plattegronden, ingekleurde kaarten)
    • boeken van vóór 1900
  • Het zelf maken van digitale opnamen is zonder het gebruik van flits toegestaan. Het geluid van uw digitale camera dient uit te staan.
  • Voor het fotograferen van grote hoeveelheden en voor het gebruik van grote statieven dient u een afspraak te maken met de studiezaalmedewerker.
  • Het meenemen en gebruiken van scanapparatuur is niet toegestaan. 

 

4.2 Publicatie

  • Indien de bezoeker gegevens van nog levende personen raadpleegt, mag hij op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) deze informatie niet publiceren of openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig geschaad kunnen worden.
  • Bij het maken van afdrukken van foto's waarop auteursrecht berust, is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het vragen van toestemming aan de houder van het auteursrecht.
  • Bij gebruikmaking van afdrukken of foto's van archiefstukken ten behoeve van publicatie dient u een bronvermelding op te nemen (Gemeentearchief Alphen aan den Rijn - naam van het archief - (toegangsnummer) en inventarisnummer).
  • Bij publicatie van gegevens uit de verzameling van het gemeentearchief, stellen wij het op prijs als u een exemplaar ter beschikking stelt aan het archief.
  • Bij commerciële publicaties geldt per publicatie een gebruiksrecht per afbeelding.